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和华为、OPPO、乐信、万科的行政一起,学习如何构筑企业文化? |知行晓政

对于公司企业文化打造的内部分工,基本有一个共识:HR负责企业文化的制定,侧重精神层面的塑造;行政则主管文化的落地,通过事件和氛围的营造来发挥影响。 但常常有人将行政部分

 对于公司企业文化打造的内部分工,基本有一个共识:HR负责企业文化的制定,侧重精神层面的塑造;行政则主管文化的落地,通过事件和氛围的营造来发挥影响。

 但常常有人将行政部分的企业文化工作理解为简单的贴标语、做活动,然而事实上,在根植企业文化及至全民渗透这件事上,行政大有可为。

 如何让企业文化与公司战略结合?

 从企业文化出发,员工服务的设计可以怎么做?

 如何借助办公环境打造企业文化?

 知行晓政(izxxz.com)系列活动——第10季【知行未来荟】再次来到深圳,邀请来自乐信集团行政部高级总监韩朝、华为行政首席体验官张帅、OPPO高级行政经理乐甄、万翼科技行政负责人于旻、墨匠国际建筑设计顾问有限公司创始人兼设计总监林健强等专业人士,探讨行政在企业文化上可以施展发力的地方,且教你如何从战略、体验、需求、空间上构筑企业文化。

 一、让文化渗透,成为行政价值与公司战略融合的抓手

 证明行政价值,是每一个行政人在职业生涯里不断努力和实践的事。

 在活动现场,知行晓政(izxxz.com)的主持人与乐信集团行政部高级总监韩朝聊到这个话题,她认为:「行政价值能体现到什么程度,取决于行政与战略的融合达到什么样的深度,而企业文化恰好是战略的一部分,所以文化渗透的过程可以成为我们将行政价值和企业战略进行融合的抓手」。

 那么,究竟如何完成文化渗透,展现行政价值?

 文化渗透从宣传活动等表层开始,看似简单实则容易浮于表面难以深入。她的方式是从管理构建开始。

 先让行政团队有文化的基因,再逐步的根据每个团队的特色和业务特性进行每个团队的思维融入,服务的植入,最后落实在宣传活动上,则一切水到渠成。

 从本质上思考这个问题,夯实底层逻辑,会让执行渗透有法可循。

 ◎step1:提炼关键词:

 公司的业务模式和文化会决定行政的基因,根据企业的特性和文化,提取出来一些能影响行政工作落地的指导思维或者指导思路的关键词。

 ◎step2:明确团队定位:

 基于提炼关键词之上,融入战略、文化、企业对行政的要求,以及行政对自我的要求,可以对行政团队做出一个明确的定位,是重服务还是重管理,这是管理构建里面最最底层与核心的东西。

 ◎step3:制定行动指引:

 依据定位,根据不同专业团队以及执行团队的特性,把每个团队应具备的思维方式明确下来,也就是制定标准的行动指引,去保证为企业全国众多办事处,提供统一的服务。

 当管理构建的基因融入文化后,隐形福利、显性福利、活动落地、宣传推广都会自然带有文化基因。譬如乐信所做的女神节礼物——午休毯,在做之前,广泛征集员工眼中乐购的关键词和形象,其中就有很多体现乐信文化价值观的词,最后印在毯子上,完成了一次完整的文化渗透闭环。

 文化渗透的过程不仅仅是行政协助公司进行文化落地的过程,更是行政工作和战略融合的过程,在这个过程中行政的价值会不断的深化和外显出来,同时也让行政工作与战略和业务更进一步。

 二、以用户体验思维,做员工服务设计

 在这个以人才为核心的时代,雇主品牌形象的建立很大一部分来自于给员工所提供的服务体验。如何做好员工服务设计?华为选择了以用户体验思维来进行。

 那么,什么是用户体验思维?用户体验是指是用户在使用产品或服务过程中建立起来的一种纯主观感受。用户体验思维即从用户场景出发,精准客户需求,成就客户的一种思维方式。

 它的核心并非是简单的满足用户需要,而是以实现业务价值最大化为目标,满足用户真实的需求为核心。

 运用这种思维,华为逐步从管控思维向用户思维转变,提升了服务感知和服务品质,更好的支撑和保障了一线作战。

 具体如何进行落地实施?在知行晓政(izxxz.com)知行未来荟活动现场,华为行政首席体验官张帅分享了他的经验。

 ◎聚焦真实需求:把用户的需要转化为需求

 需要≠需求。

 这就像老亨利福特说的在汽车出现之前,当你问顾客需要什么,他们会说一辆更快的马车,而不是汽车。

 当用户告诉你ta需要食堂好吃点、办公环境温馨点、出行便捷一点...如果你仅仅去满足这些浅层的需求,是远远不够的。行政需要转化为用户思维,深挖其真实需求,在其需要的场景之上,提供ta所真正需要的服务、安全、健康。

 ◎建立品牌感知:让行政被「看见」,会让所做之事有价值

 在这个时代,酒香也怕巷子深,企业创建品牌来凸显价值,行政也同样需要通过全场景体验过程的累积建立与用户之间连接,这也是一个需要踏踏实实打磨的过程。

 品牌识别只是第一步,品牌体验一致性才是最终目的。需要聚焦用户的主要矛盾,从小场景着手,逐步建立体验一致性实践规范。

 ◎助力行政价值实现:行政服务具有天然的服务设计土壤

 站在用户角度看,员工所希望的服务设计是可以带来一种极致体验的设计活动。

 线上部分从感观、交互、情感三个体验角度入手,通过统一视觉体验提升舒适性和认知度;操作界面流程通畅强调交互互动,提升效率;给用户心理上的良好体验,提升品牌心理认可度。

 线下部分的重点有三大原则:

 一是让场景体验超出用户预期,给用户带来惊喜,这依赖于细致的观察,通过研究用户使用场景,挖掘用户真实需求,解决关键触点问题,如:让员工有尊严的坐好上下班班车,就是给员工最大的惊喜。

 二是好的用户体验贯穿每个细节,如:传统的员工健康保障,关注的是救治,好的服务设计则更关注疾病预防和自救,以及突发事件快速被发现的场景串联。

 三是好的用户体验要让用户可感知,从服务对比中感受质的变化,如:员工每天上班最多的需求就是会议,如何聚焦效率,让员工快速找到会议室、开好会就有最好的体验感知。

 我们通过服务体验设计,有效提升用户体验,让用户感觉更愉悦、更有价值,这是建立品牌、建立口碑的一种有效方法。无论是线上还是线下,服务设计的最终目的都是以助力员工效率提升,营造企业氛围,传播公司文化,提升雇主品牌为支柱。

 一个被你感动的用户,是你最忠诚的用户;

 一个忠诚的用户,更依赖你的服务;

 一个依赖你服务的用户,是你最好的运营传播者。

 三、行政是文化的布道者

 一个企业的成功离不开企业文化与价值观的助推。在阿里巴巴集团董事局主席兼CEO张勇、蚂蚁金服集团董事长井贤栋最新发出的全员信中谈到,文化战略已成为其三大战略中不可缺少的一部分。

 基于如此重要的战略意义上,行政又是如何与文化发生关联?在在知行晓政(izxxz.com)知行未来荟活动中,乐甄带来了她在阿里工作长达8年时间里,沉淀下对于行政和文化的思考和定位。

 1.文化是一种体验

 当你要去塑造企业文化,首先要了解文化究竟是什么?乐甄认为文化实际是一种体验,阿里的文化体验从招聘员工时即开始了,文卫官会在价值观的审核上建立起第一道门槛。

 员工入职后,制度上有员工手册、高压线、商业行为准则的指引,氛围上会通过沟通渠道、内网、内刊、培训来营造,新老员工之间团建、分享、日常交流,晋升辅导中,也会通过场景设置、真实案例、业务方法,不断进行文化与价值观的导入。

 而HR还会持续检测和维护统一的文化认知,形成一个良性循环。

 2.建构企业文化的方式

 如同建筑的打造,承载起上述一个完整的文化体验,少不了底层的铺垫。那么如何建构企业文化底层?

 来源于两层。

 ○企业文化如果仅仅是空洞洞的文字表达,很难让人真正懂得其内核,文化需要被解读。

 也就是阿里的价值观、愿景、使命,会由员工、HR参与挖掘,不断的通过视频、热帖、图片、管理层的发言,进行内外版本的诠释,去传递阿里的品牌和文化。

 ○还要建立流程机制去承接和保证文化传承。让员工日常所体验到的HR、财务、行政等机制,以及招聘、绩效管理、层级晋升等环节都能明确的传达出文化内核。

 3.行政即文化

 再来看阿里行政与文化的关系,就很清晰了——行政即文化,表现在行政会利用各种软硬件的服务接触点,来透传文化:

 在每年由阿里行政主导的各种活动上,围绕业务深入灌输文化于其中,譬如双11备战,行政不仅会提供完备的基础保障,还会有定胜操、送大麦等固定的传统活动形成阿里自己的特点,形成自己的组织氛围;

 在对供应商的挑选上,极为严格,以保障服务高效高质量的落地实施,成为代言阿里文化的一部分;

 在运营上,对办公空间、行政配套、舆情的管理,都会承接阿里文化特色。

 当这些一一做到位,你还会认为行政仅仅是提供基础运营与保障么?

 行政还承担着创建让员工相互了解、熟悉、信任、欣赏的组织氛围,增强员工的凝聚力和归属感,提升阿里雇主品牌的职责。

 四、落地企业文化,从空间打造开始

 没有经历过装修项目的行政人生,不是完整的人生。

 而在这个重大项目中,最困扰行政的难题之一就是如何让企业文化融入其中,塑造企业形象?

 为了探寻这个问题的答案,在知行晓政(izxxz.com)知行未来荟活动现场,我们还邀请到万科旗下全资子公司万翼科技行政负责人于旻分享了她的经验——采用STAR法则来拆解这一难题:基于背景(Situation),明确任务(Task ),采取行动(Action),收获结果(Result)。

 其中,最重要的一部分——明确任务,她将之划分为六大项:

 ◎了解宣传载体种类:想要落地,先知有哪些形式可承载,海报框、软木框、磁力黑板、荣誉墙、KT板...市面上究竟有哪些样式可以为已所用,是否有新鲜的形式可以为空间创造多样性。

 ◎归纳文化宣传等级:不是一种载体可以承载所有的文化内容,所以需要将文化进行分类譬如集团、公司、部门,相应的匹配不同的载体。轻松活泼的大白话一样可以用来表现文化。

 ◎结合空间动线:来访接待动线与员工动线,分别考虑结合不同的文化内容。

 ◎全民设计:如何减少大家对新职场的抱怨?全民参与设计是个不错的方法,包括让员工参与到空间规划建议中来,给予员工装扮空间的权利等,既可以借用大家的想法和见识带来更多空间idea,也能给员工带来归属感。

 ◎落地实施:善用领导号召力量,能够大大减少呼吁员工参与落地实施的阻力。

 ◎建立长期运营机制:空间需要长期运维才能保持不断成长和新意叠出,责任划分到人,员工参与其中,定时汇报进度,形成一个循环运营机制。

 通过结构化的思考进行任务拆解,把一个冷冰冰的职场变成一个有温度、员工参与度高的办公空间,不再那么难。

 五、如何融入功能与文化,创造理想办公环境?

 当员工拥有「我即空间主角」的感受,也就是ta是公司的核心部分时,可以保护TA的工作专注力。这种氛围如何来营造?

 在知行晓政(izxxz.com)知行未来荟活动中,墨匠国际建筑设计顾问有限公司创始人兼设计总监林健强谈到他多年以来的设计心得。

 ◎利用办公场所的7个属性创造氛围

 办公场所的位置,是位于中心还是周边;围合状态,开始还是封闭;是否可以接触,面向公众还是个人;科技含量的高低;空间的持续性,希望赋予的使用时间长短;希望空间被使用时,帮助使用者的讨论是内向或外向?以及尺寸大小。

 通过对这七个属性的探索,可以很好的定位企业的特性和形象,员工所需要的空间感受。

 ◎三个方法提升员工体验感

 1、尽早沟通:与员工进行沟通,融合员工的想法来打造空间,可以提升员工对空间的接受度。

 2、正向引导:用正向的情绪和宣导,创造对新办公空间的期待和兴奋,来抵抗负面的情绪。

 3、创造互动:在设计过程中,要留有给员工创造改变的空间,发挥他们的创造力,改变空间的细节,创造归属感。

 最后

 企业文化的落地与生根,绝不是一件简单的事。

 它没有统一的路径,每个企业都在探索之中,却也意味着行政大有可为。

 知行晓政(izxxz.com)是全国企业行政、后勤、运营管理人员的学习、成长平台。旗下媒体、社群、活动、培训、资源服务五大板块,满足不同企业行政需求,覆盖整个企业办公服务行业。

 我们相信做好这件事,行政的专业价值不断放大,也会离企业战略层面更近。

 

来源:科极网
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